Versie: oktober 2026
Deze privacyverklaring beschrijft hoe Stichting Rechtswinkel Best (hierna: ‘Rechtswinkel Best’, ‘we’, ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’) omgaat met de privacy van de bij haar onderneming betrokken personen (zoals cliënten, potentiële cliënten, sollicitanten en andere relaties).
In deze privacyverklaring is omschreven hoe Rechtswinkel Best in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens verwerkt en hoe betrokkenen hun rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kunnen uitoefenen.
Verwerking van persoonsgegevens
In het kader van onze juridische dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Stichting Rechtswinkel Best is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft de volgende contactgegevens:
Stichting Rechtswinkel Best
St. Jozefstraat 1 5684 TS Best
KvK-nummer: 41088223
E-mail: info@rechtswinkelbest.nl
Website: www.rechtswinkelbest.nl
Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee een natuurlijk persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd. Met het verwerken van persoonsgegevens wordt bijvoorbeeld bedoelt het ontvangen, opslaan, aanpassen en het verwijderen van uw gegevens. Wanneer u zich voor informatie en/of advies tot de Rechtswinkel, zullen wij in eerste instantie zo min mogelijk gegevens over u vastleggen. Bij het uitvoeren van onze taken en in het kader van onze werkzaamheden verwerken wij onder meer de volgende persoonsgegevens van u:
- NAW-gegevens;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Contactgegevens (zoals telefoonnummer en e-mailadres);
- Opleidings- en loopbaangegevens in het kader van een sollicitatie (CV, motivatiebrief, cijferlijsten);
- Documenten die u ons geeft, zoals brieven, contracten, beschikkingen of loonstroken;
- Eventuele overige persoonsgegevens die we van jou ontvangen;
Bijzondere persoonsgegevens. Soms bevat een zaak gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid of strafrechtelijke zaken. Die verwerken wij alleen als dat nodig is voor uw rechtsvraag, en met extra zorg.
Verkrijging persoonsgegevens
Meestal van uzelf: u vult voorafgaand aan het intakegesprek een intakeformulier in, u neemt contact met ons op via het contactformulier, per e-mail, zodra u bij ons solliciteert of u geeft ons stukken. Voor de behandeling van uw zaak kunnen wij ook gegevens krijgen van de wederpartij of van instanties, of ze opzoeken in openbare bronnen zoals het handelsregister van de KvK of het Kadaster.
Doeleinden
Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor de doelen hieronder. Voor elk doel geldt een grondslag uit artikel 6 AVG.
| Doel | Grondslag (art. 6 lid 1 AVG) |
| Uw juridische vraag behandelen: informatie geven, adviseren, brieven of bezwaarschriften opstellen, contact opnemen met de wederpartij | Uitvoering van de afspraak over onze dienstverlening (sub b) |
| Uw vraag per e-mail beantwoorden | Uitvoering van de afspraak over onze dienstverlening (sub b) |
| Uw dossier bewaren, zodat wij u snel en goed kunnen helpen als u later terugkomt | Gerechtvaardigd belang (sub f) |
| De kwaliteit van ons advies bewaken, onder meer door controle door begeleiders | Gerechtvaardigd belang (sub f) |
| Sollicitaties van (kandidaat-)vrijwilligers behandelen | Gerechtvaardigd belang: geschikte vrijwilligers vinden (sub f) |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratieplicht en verzoeken van betrokkenen onder de AVG | Wettelijke verplichting (sub c) |
Bijzondere persoonsgegevens verwerken wij alleen als dat nodig is om uw rechtsvordering vast te stellen, in te stellen of te verdedigen (art. 9 lid 2 sub f AVG), of met uw uitdrukkelijke toestemming.
Voor jaarverslagen en subsidieaanvragen maken wij statistieken, bijvoorbeeld over het aantal en soort vragen. Die statistieken zijn geanonimiseerd en niet tot u te herleiden.
Vraagt een verwerking om uw toestemming, dan vragen wij die apart. U kunt uw toestemming altijd weer intrekken.
Bewaartermijn
Wij bewaren dossiers en alle communicatie over uw zaak 5 jaar na het afsluiten van uw zaak. Daarna verwijderen wij ze. Zo kunnen wij u snel helpen als u binnen die periode opnieuw bij ons komt, zonder dat wij gegevens langer bewaren dan nodig.
| Gegevens | Bewaartermijn |
| Cliëntdossiers, inclusief intakeformulier en door u aangeleverde stukken | 5 jaar na afsluiting van de zaak |
| E-mails, berichten en andere communicatie over uw zaak | 5 jaar na afsluiting van de zaak |
| Vragen per mail die niet tot een zaak leiden | 4 weken na geen gehoor |
| Sollicitatiegegevens | 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure; met uw toestemming maximaal 12 maanden |
| Financiële administratie | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
Na afloop van de bewaartermijn verwijderen wij de gegevens uit al onze systemen, ook uit e-mail en gedeelde mappen. Papieren stukken vernietigen wij. Geanonimiseerde statistieken mogen wij langer bewaren, omdat die niet tot u te herleiden zijn.
Delen met derden
Wij delen uw persoonsgegevens in de regel niet met derde partijen. Bij uitzondering kan het nodig zijn uw gegevens wel te delen, als dit bijvoorbeeld nodig is voor het uitvoeren van de juridische dienstverlening (vb. opstellen bezwaarschrift, opstellen ingebrekestelling) of het nakomen van een wettelijke verplichting.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en toegang door onbevoegden. Alleen vrijwilligers en begeleiders die bij uw zaak betrokken zijn, hebben toegang tot uw dossier.
Alle vrijwilligers tekenen een geheimhoudingsverklaring. Wat u ons vertelt, blijft vertrouwelijk.
Gaat er toch iets mis met uw gegevens (een datalek), dan handelen wij volgens de AVG. Waar nodig melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u.
Uw rechten
U heeft kosteloos het recht om:
- Uw gegevens in te zien;
- Onjuiste gegevens te laten verbeteren of aanvullen;
- Uw gegevens te laten verwijderen;
- De verwerking van uw gegevens te laten beperken;
- Uw gegevens over te laten dragen aan een andere partij;
- Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens;
- Een gegeven toestemming in te trekken.
Stuur uw verzoek naar info@rechtswinkelbest.nl. Wij reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij u vragen uzelf te identificeren.
Soms kunnen wij een verzoek niet (volledig) uitvoeren, bijvoorbeeld omdat een wettelijke bewaarplicht geldt. Wij leggen u dan uit waarom.
Klachten. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken wij samen naar een oplossing. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan op elk moment en zonder nadere aankondiging worden gewijzigd. De meest actuele versie kunt u op onze website vinden: www.rechtswinkelbest.nl.
Vragen?
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met uw gegevens omgaan?
Mail ons via info@rechtswinkelbest.nl of schrijf naar Stichting Rechtswinkel Best, St. Jozefstraat 1, 5684 TS Best, o.v.v. ‘Privacy’.